OCS
Внедрение системы электронного архива первичной документации
Для кого
Компания фокусируется на проектной и вольюмной дистрибуции: работе с системными интеграторами, поставщиками корпоративного рынка, розничными сетями, представителями российской сборки, разработчиками ПО, универсальными реселлерами и др.
Партнерская база OCS не имеет аналогов по региональному присутствию и объему - более 6500 компаний России. Продуктовый портфель насчитывает более 70 линеек от ведущих вендоров. OCS входит в состав «Национальной компьютерной корпорации» (НКК), крупнейшего многопрофильного холдинга на российском ИТ-рынке, а в настоящий момент у компании 20 офисов в России.
Что сделали
Задача
- Создать единый электронный архив первичной бухгалтерской документации.
- Разработать механизм управления обращениями для архивной службы.
Результат
По первой задаче:
- Созданы шлюзы обмена данными с учетными системами 1С и Microsoft Dynamics AX в разрезе справочников и первичных документов.
- Разработан механизм децентрализованного наполнения архива скан-образами первичных документов.
- Построена система оперативного мониторинга работы служб ввода.
- Настроена система групповой печати и сохранения архивных копий на внешние цифровые носители.
- Разработаны отчеты по контролю возврата документов.
По второй задаче появились возможности:
- Получить реальную картину загрузки сотрудников архивной службы;
- Выявить «узкие» звенья в существоваших процессах и скорректировать их необходимым образом;
- Установить обратную связь с подразделениями-заказчиками по срокам исполнения заявок и полученным результатам;
- Получать расширенную статистку в виде отчетов руководителю службы.
Решение
Особенностью дистрибьюторского бизнеса является большое количество совершаемых хозяйственных операций и, как следствие, огромный поток финансовых документов (до 6 000 комплектов в день). Хранить, управлять, искать документы, готовиться к налоговым проверкам без использования специализированного решения было крайне сложно.
В рамках проекта была автоматизирована обработка следующих видов первичной бухгалтерской документации:
- счета на оплату;
- счета-фактуры;
- товарные накладные;
- товарно-транспортные накладные;
- акты передачи прав;
- доверенности;
- транспортные квитанции;
- бланки заказов;
- спецификации;
- платежные поручения;
- банковские ордеры
- претензии и акты на возврат.
Все документы, поступающие в офисы или на склады компании, обязательно сканируются и после этого пакетами пересылаются в головной офис. Подсистема потокового ввода автоматически сортирует документы по видам, контролирует целостность каждого документа, объединяет страницы в документы с учетом их корректной последовательности, производит импорт образа в электронный архив с заполнением реквизитов из финансово учетной системы. Для документов, впервые поступивших в компанию, производится полнотекстовое распознавание и извлечение атрибутов из электронного образа. В карточку каждого документа автоматически записывается информация о месте и времени сканирования, а также номер пакета, в котором он передается в головной офис. Это позволяет своевременно обнаружить потери документов при пересылке.
Для реализации этой функции настроены:
- Интеграция с учетной системой MS Dynamics AX для синхронизации данных об отгрузках, заказах и финансовых документах. При этом учитывается возможность перевыпусков документов, их отмены и замены, также автоматически производится управление статусами документов. Из DAX также подтягивается информация по контрагентам компании.
- Интеграция с учетной системой 1С для синхронизации данных о входящих финансовых документах и организационной структуры.
- Интеграция с ABBYY RS в качестве средства первичной обработки потока отсканированных документов.
- Шаблоны распознавания ABBYY FC для обработки новых входящих документов.
Отслеживание местоположения оригиналов документов
Документы, поступившие с удаленных офисов и складов, проходят обработку в головном офисе и размещаются в коробах хранения. Все короба маркируются наклейками со штрихкодом, что позволяет существенно упростить и ускорить процедуры по привязке документов к коробу, извлечению их из короба и возврату в короб. Подсистема хранения автоматически ведет учет как документов, так и страниц в коробе. При помещении документов контролируется комплектность короба и статусы документов. Помещению в архив подлежат только обработанные (проверенные) финансовые документы. Предусмотрены функции по сдаче коробов в архив, уничтожению документов короба, формированию описи.
Подготовка выборок документов
Подсистема отчетности позволяет готовить выборки финансовых документов по различным атрибутам с возможностью их массовой печати или импорта в электронном виде на жесткий диск с автоматическим формированием описи.
Помимо этого реализован ряд отчетов для получения аналитики как по документам, так и по исполнительской дисциплине.
Управление обращениями в архивную службу
В качестве дополнения к основной задаче создания архива финансовых документов была решена задача оптимизации работы с обращениями в службу архива. Прежде всего, такие обращения связаны с запросами на подготовку или получение документов из архива. Основным источником запросов является отдел продаж, а, значит, необходимо было обеспечить максимально удобный и привычный способ отправки обращений.
Основой подсистемы управления обращениями стал единый реестр и специализированный типовой маршрут. Заявки принимаются по электронной почте и с помощью служб ввода отправляются в работу. В реестре автоматически формируется новая запись, в которой предзаполняются основные реквизиты, к записи привязываются вложенные в письмо документы. В ходе маршрута предусмотрены все процедуры по классификации обращения, назначению и смене ответственного, согласованию и решению заявки. Все ключевые этапы прохождения запроса имеют функции автоматической отправки шаблонных уведомлений на электронную почту инициатора. По результатам работы можно построить ряд аналитических отчетов.
О проекте:
Технологии:
версия DIRECTUM – 4.7
Модули DIRECTUM:
- RapID
- Служба файловых хранилищ
- Служба ввода документов
Дополнительные программные продукты:
- ABBYY Recognition server 3.0
- ABBYY FlexiCapture 9.0
Сроки проекта: март 2011 - август 2011
Статистика:
- общее число сотрудников 1500;
- число сотрудников, задействованных в автоматизированном процессе 270;
- общее число подразделений, задействованных в процессе 45;
- наличие удаленных подразделений, задействованных в процессе – центральные офисы и склады в Москве и СПб.
Планы на будущее – в ближайшее время будет проведено внесение в электронный архив документов за прошлые отчетные периоды, также планируется масштабирование решения на аффилированные юридические лица в других городах.
Отзывы
