Nokian Tyres насчитывает более чем 100 летнюю историю. В настоящее время концерн производит шины для легковых, грузовых автомобилей и индустриальной техники, развивает сеть шинных центров Vianor. Специализация концерна – шины для сложных климатических условий. Концерн владеет двумя собственными заводами – в городе Нокиа (Финляндия) и в городе Всеволожск (Россия). Завод Nokian Tyres в России был создан в 2005 году, в настоящее время запущены семь производственных линий с производительностью один миллион шин в год у каждой линии. В будущем на заводе будет работать десять производственных линий. Шины, произведенные на заводе во Всеволожске, продаются как на территории России, так и экспортируются более чем в 20 стран мира, в том числе в Финляндию, Швецию, Германию и США.
ПРОЕКТДинамичное развитие российского подразделения концерна Nokian Tyres потребовало гибкого и эффективного решения для автоматизации документооборота. В результате проведения конкурсного отбора между ведущими российскими и западными поставщиками было выбрано решение компании Avis Expert на платформе DIRECTUM.
Основными задачами первого этапа стали создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования.
Специфика бизнеса Nokian Tyres определяет большой объем договорной работы. В рамках проекта была автоматизирована работа более чем с 80 категориями договорных документов, в системе настроено более 120 шаблонов документов и более 50 сценариев согласования и утверждения договоров с использованием электронно-цифровой подписи. При этом благодаря разработанному механизму управления этапами согласования, ответственный сотрудник может изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.
В ходе проекта был автоматизирован весь жизненный цикл договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта документа, полученного от контрагента, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде.
Благодаря внедрению системы и автоматизации договорной работы существенно сократились сроки согласования документов и время работы с ними. Также следует отметить реализацию функции штрих-кодирования документов – в исходящих документах уникальный штрих-код генерируется при их создании, входящие документы маркируются термоэтикетками с штрих-кодом.
Использование штрих-сканеров позволяет пользователям моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизиты, наличие ЭЦП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.
В рамках проекта настроена интеграция с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой 1С. Таким образом, исключается двойной ввод данных в различные бизнес-приложения информационного пространства компании и обеспечивается своевременное наличие актуальных данных в системе электронного документооборота.
Особенностью организации документооборота в западных компаниях является равномерное распределение всех функций делопроизводства между рядовыми сотрудниками компании. Как правило, в таких компаниях нет выделенной канцелярии и не ведется централизованная регистрация и обработка документов. Акцент делается на ответственности сотрудников и качественное выполнение ими своих обязанностей, в т.ч. и по работе с документами. Решение, предложенное Avis Expert на базе системы DIRECTUM, отлично вписалось в корпоративную среду Nokian Tyres.
Одним из требований Заказчика было выполнение проекта в сжатые сроки – 2 месяца. Успешному запуску системы в промышленную эксплуатацию в столь короткий срок способствовало наличие у Заказчика достаточно четко сформулированных требований к будущей системе, качественно проведенная работа по их согласованию и привязке к возможностям системы DIRECTUM, и, конечно, наличие большого опыта выполнения подобных проектов и отработанная методология внедрения компании Avis Expert.
Факты о проекте- За первый месяц эксплуатации системы было зарегистрировано более 500 договорных документов.
- За первый месяц эксплуатации системы более 200 договоров полностью прошли цикл согласования и утверждения в электронном виде и переданы в архив.
- Количество пользователей: 120.
- Количество видов и категорий документов: более 80.
- Количество шаблонов договоров: более 120.
- Количество сценариев типовых маршрутов: более 50.
- Срок выполнения проекта – 2 месяца.