Управление договорами
Описание бизнес-решения "DIRECTUM: Управление договорами" (pdf)
Решаемые бизнес-задачи
100% компаний работают с договорами, а их общее количество составляет от 10 до 25% всех документов — это договоры, приложения, допсоглашения, протоколы, счета на оплату, акты и так далее.
Автоматизация работы с договорными документами очень важна. Она снижает риски по задержкам выполнения условий и оплат, разгружает ключевых сотрудников, обеспечивает финансовую стабильность. Поэтому компания DIRECTUM предлагает специализированное бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами», закрывающее все этапы от подготовки и согласования документов до контроля возврата оригиналов и исполнения всех обязательств.
- ускорение создания договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
- централизованную регистрацию, своевременную отправку контрагентам и контроль возврата;
- хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в дальнейшем;
- контроль исполнения всех обязательств в отведенные сроки;
- оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и тексту;
- формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;
- подготовка отчетности в различных разрезах.
Ознакомьтесь за 3 минуты с основным функционалом модуля, лежащем в основе бизнес-решения:
Работа с бизнес-решением
Быстрая подготовка проекта договора
Документ создается в системе на основе шаблона или копированием существующего документа (из локального файла или электронного письма, с факса или потокового сканера с помощью служб DIRECTUM Capture Services).
Прозрачное согласование
Проект договорного документа отправляется на согласование по настроенному типовому маршруту. Это гарантирует соблюдение строго определенной процедуры (задается для каждой категории договорных документов, может изменяться в зависимости от ключевых параметров документа, например, таких как сумма и т.п.).
В процессе согласования используется ЭП, позволяющая визировать и утверждать документы, что гарантирует их неизменность и авторство подписи.
Процесс согласования может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования», который содержит итоговые подписи и замечания визирующих.
Регистрация и учет договоров в системе
Создание в системе договорного документа автоматически приводит к его регистрации, так же автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры». При этом будет создан регистрационный номер по настроенному формату.
Информация в справочнике является структурированным контентом, что существенно облегчает возможности поиска и анализа данных.
Документы, относящиеся к определенному договору, связываются. Сотрудники в любой момент времени могут быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.
Удобство архива документов в СЭД
Хранение образов документов в системе облегчает их поиск, позволяет знакомиться с историей работы с ними, просматривать комплекты документов, относящиеся к конкретному договору.
Единое место хранения электронных документов гарантирует удобство работы специалистов ключевых отделов: закупок, продаж и так далее.
Контроль исполнения обязательств
В карточке договора имеется возможность определения и задания этапов с указанием дат начала и завершения каждого этапа. Это позволяет отслеживать сроки и содержание работ.
Ответственный сотрудник компании может получать уведомления о наступлении конкретных этапов, чтобы обеспечивать своевременное исполнение обязательств по каждому договору и контролировать их исполнение.
Анализ в разных разрезах и отчетность
Единый реестр (справочник в системе), связывание документов, обязательное соотнесение договора с контрагентом и прочие преимущества структурирования контента позволяют подробно анализировать данные и в несколько кликов составлять отчеты в различных разрезах.
Интеграция с ERP
Готовый набор коннекторов и веб-сервисов DIRECTUM позволяет интегрировать бизнес-решение с различными ERP-системами (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x, 8.x, Галактика ERP и др.). Такая интеграция обеспечивает сквозную синхронизацию справочников (например, «Контрагенты»), позволяет избежать двойного ввода данных, а также дает возможность просматривать из ERP-системы текст договора, хранящегося в DIRECTUM.
Таким образом, каждый специалист компании может работать с договорными документами из-под интерфейса той системы, к которой привык.
Бизнес-эффект
За счет внедрения бизнес-решения «DIRECTUM: Управление договорами» уменьшаются риски срыва сроков согласования, а также гарантируется своевременное исполнение обязательств.
