Компания Avis Expert выпустила решение InDocs

1 марта 2010

Переход к электронному документообороту непременно приводит к увеличению трудозатрат, связанных с первичной обработкой документов. Первичная обработка требует проведения с документами типовых операций по оцифровке, классификации, регистрации в том или ином виде и отправке в работу. Данные работы отнимают значительные ресурсы сотрудников компании и, являясь достаточно рутинными, нуждаются в автоматизации.

Решение InDocs позволяет повысить эффективность обработки потока входящих документов.

Решаемые задачи

Решение InDocs направлено на решение следующих задач:

• Захват документов из типовых источников ввода и импорт их в DIRECTUM.
• Автоматическое извлечение метаданных из документов на основе жестких и гибких форм.
• Автоматическая классификация и сортировка документов.
• Заполнение реквизитов документов, в том числе с использованием правил преобразования.
• Автоматическая маршрутизация введенных документов.

Решение может быть использовано как отдельно, например, для организации массового ретроспективного ввода документов, так и в сопряжении с бизнес-решениями, дополняя их функционал автоматизированной обработкой документопотока.

Описание решения

Общая схема работы решения выглядит следующим образом:

Захват документов реализован на базе DIRECTUM Capture Services. Последующая обработка захваченного документа ведется по типовому маршруту.

Результатом обработки является документ в электронном хранилище системы с заполненными реквизитами, отправленный по определенному для него типовому маршруту.

Настройка сопоставлений шаблонов с видами электронных документов ведется в специализированном справочнике. При этом для каждого извлеченного блока документа можно определить сценарий его преобразования в формат реквизита карточки.

Используемые технологии

В работе решения InDocs используются следующие компоненты системы DIRECTUM:

• Модуль «Управление электронными документами».
• Модуль «Управление деловыми процессами».
• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services).

А также дополнительные программные компоненты:

• ABBYY Form Reader 6.5 Developer Edition.
• Служба распознавания Avis Form Reader Service.

Эффект от внедрения

Внедрение решения InDocs позволяет достичь следующих эффектов:

• Для службы делопроизводства:
  • упростить процедуры приема и регистрации документов;
  • сократить трудозатраты на обработку входящих документов.
• Для высшего руководства:
  • повысить эффективность использования рабочего времени сотрудниками, работающими с входящими документами;
  • сократить трудозатраты сотрудников при работе с входящими документами.
• Для службы архива:
  • сократить трудозатраты на внесение архивных документов в электронный архив.

Эффект достигается за счет:

• исключения ручного ввода документов в систему;
• существенного снижения количества документов, требующих ручной обработки;
• автоматического распознавания документов, их классификации и заполнения реквизитов;
• сокращения времени на обработку входящих документов.

Услуги по внедрению

В процессе внедрения решения InDocs оказывает следующие услуги:

• Установка программных компонентов решения.
• Описание процедур обработки входящих документов.
• Настройка служб ввода документов.
• Анализ входящих документов.
• Настройка жестких и гибких форм для входящих документов.
• Настройка процедур сопоставления шаблонов с видами электронных документов.
• Настройка правил преобразования метаданных.
• Интеграция с существующими типовыми маршрутами.
• Обучение администратора работе и настройке решения.
• Проведение тестовой эксплуатации.
• Консультирование по работе с решением.