Компания Avis Expert выпустила решение InDocs

1 Марта 2010

Переход к электронному документообороту непременно приводит к увеличению трудозатрат, связанных с первичной обработкой документов. Первичная обработка требует проведения с документами типовых операций по оцифровке, классификации, регистрации в том или ином виде и отправке в работу. Данные работы отнимают значительные ресурсы сотрудников компании и, являясь достаточно рутинными, нуждаются в автоматизации.

Решение InDocs позволяет повысить эффективность обработки потока входящих документов.

Решаемые задачи

Решение InDocs направлено на решение следующих задач:

  • Захват документов из типовых источников ввода и импорт их в DIRECTUM.
  • Автоматическое извлечение метаданных из документов на основе жестких и гибких форм.
  • Автоматическая классификация и сортировка документов.
  • Заполнение реквизитов документов, в том числе с использованием правил преобразования.
  • Автоматическая маршрутизация введенных документов.

Решение может быть использовано как отдельно, например, для организации массового ретроспективного ввода документов, так и в сопряжении с бизнес-решениями, дополняя их функционал автоматизированной обработкой документопотока.

Описание решения

Общая схема работы решения выглядит следующим образом:

Захват документов реализован на базе DIRECTUM Capture Services. Последующая обработка захваченного документа ведется по типовому маршруту.

Результатом обработки является документ в электронном хранилище системы с заполненными реквизитами, отправленный по определенному для него типовому маршруту.

Настройка сопоставлений шаблонов с видами электронных документов ведется в специализированном справочнике. При этом для каждого извлеченного блока документа можно определить сценарий его преобразования в формат реквизита карточки.

Используемые технологии

В работе решения InDocs используются следующие компоненты системы DIRECTUM:

  • Модуль «Управление электронными документами».
  • Модуль «Управление деловыми процессами».
  • Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services).

А также дополнительные программные компоненты:

  • ABBYY Form Reader 6.5 Developer Edition.
  • Служба распознавания Avis Form Reader Service.
Эффект от внедрения

Внедрение решения InDocs позволяет достичь следующих эффектов:

  • Для службы делопроизводства:
    • упростить процедуры приема и регистрации документов;
    • сократить трудозатраты на обработку входящих документов.
  • Для высшего руководства:
    • повысить эффективность использования рабочего времени сотрудниками, работающими с входящими документами;
    • сократить трудозатраты сотрудников при работе с входящими документами.
  • Для службы архива:
    • сократить трудозатраты на внесение архивных документов в электронный архив.

Эффект достигается за счет:

  • исключения ручного ввода документов в систему;
  • существенного снижения количества документов, требующих ручной обработки;
  • автоматического распознавания документов, их классификации и заполнения реквизитов;
  • сокращения времени на обработку входящих документов.
Услуги по внедрению

В процессе внедрения решения InDocs оказывает следующие услуги:

  • Установка программных компонентов решения.
  • Описание процедур обработки входящих документов.
  • Настройка служб ввода документов.
  • Анализ входящих документов.
  • Настройка жестких и гибких форм для входящих документов.
  • Настройка процедур сопоставления шаблонов с видами электронных документов.
  • Настройка правил преобразования метаданных.
  • Интеграция с существующими типовыми маршрутами.
  • Обучение администратора работе и настройке решения.
  • Проведение тестовой эксплуатации.
  • Консультирование по работе с решением.
Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.