О заказчике
Компания Ютекс была основана в Словении в 1939 году. Через 50 лет она стала одной из самых крупных компаний по производству ПВХ покрытий.
В России компания была представлена в 2008 году и с 2010 года активными темпами развивалось производство.
Заводы Ютекс работают во многих странах мира, в том числе в России — г. Камешково Владимирской области.
Сегодня Ютекс - производит около 30 миллионов кв. м. линолеума в год.
История проекта
Система Directum используется в Компании Ютекс с 2019 года.
Общая схема процессов в Directum
Развитие процессов Компании требовало большей интеграции между учетными системами и сокращения трудозатрат сотрудников на обработку документов. Решающими причинами перехода на Directum RX стали возможность интеграции системы с сервисами обмена Диадок, а также функционал согласования по электронной почте.
Подрядчиком на проекте выступила компания Avis Expert.
Особенности проекта
Удалённый видео-формат взаимодействия команд внедрения
Команды внедрения заказчика и подрядчика находились в разных городах, что накладывало определенные ограничения на взаимодействие – общение осуществлялось посредством видеоконференций, мессенджеров и электронной почты.
Сложные маршруты согласования договорных документов
У заказчика сложная и обширная матрица согласования договорных документов, зависящая от категории и вида документа, структурной подчиненности подразделения инициатора, статуса контрагента и общей суммы комплекта документов.
Кроме того, стартовая организация работы с контрагентами предполагала отдельные справочники для каждой организации с ограничением видимости.
Необходимость обеспечить согласование без входа в систему
Так как заказчик имеет большое количество сотрудников, которые работают через электронную почту, то одним из условий, для ускорения работы, было выполнение заданий в Directum RX без входа в систему.
Необходимость обеспечить плавный переход между системами
Непрерывный процесс работы требовал оперативного переноса договорных документов между системами и не позволял осуществить остановку работы на проведение работ.
Отказ от написания уточненных технических заданий
Многолетнее сотрудничество, погруженность в бизнес-процессы заказчика, детальное понимание конфигурации текущей системы и доверие со стороны клиента позволило пропускать этапы формального согласования решений и сразу реализовывать функционал, демонстрируя его рабочей группе. Это позволило снизить нагрузку на специалистов Ютекса, и равномерно распределить ресурсы консультантов и разработчиков Avis Expert.
Ход проекта
Внедрение системы проходило в течение 10 месяцев спринтами с промежуточной демонстрацией результатов.
В процессе проектирования модуля «Договоры» было принято решение об обновлении системы с версии 4.9 на версию 4.10 для возможности использования инструментов No-code.
График проекта внедрения
Ключевые автоматизированные процессы
В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы:
-
Полный цикл договорной работы - подготовка проекта договора и договорных документов, проверка состояния контрагента, согласование документов с учетом вычисляемых рецензентов, исполнения обязательств по договору, взаимодействие с контрагентом с использованием сервисов обмена.
-
Делопроизводство – регистрация и согласование внутренних документов (Приказов и Распоряжений); регистрация и рассмотрение входящих писем; создание и согласование исходящих писем.
Общая схема процессов в Directum RX.
Настройки согласования договорных документов
Основными акцентами проекта стали возможности унификации бизнес-процессов Заказчика и максимально возможное удобство перенастройки и поддержания системы для дальнейшего масштабирования.
В Directum 5 было настроено 3 разных типовых маршрута согласования договорных документов с использованием двух разных справочников настроек согласования. При разработке было принято решение проектировать унифицированный процесс согласования с возможностью донастройки с помощью No-code.
Унификация схемы согласования договорных документов
Справочник настроек
Исполнителями этапов договорной работы также были разными для разных видов договоров. Инструменты No-code позволили использовать для этой цели вычисляемые роли. Однако, для удобства настройки и масштабирования, а также для возможности установления требований по комплектности документации, был реализован справочник Настроек согласования договорных документов, использующий в качестве указания ответственных вычисляемые роли. Такая комбинация предоставила неограниченный функционал для настройки гибкой матрицы согласования по любому параметру документа.
Справочник Настройки согласования – Исполнители.
Справочник Настройки согласования – Обязательные документы.
Таким образом были созданы 108 настроек согласования и 80 вычисляемых ролей, полностью перекрывающие потребности Заказчика.
Вычисления ответственных
Для обеспечения визуальной привязки и упрощения поддержания актуальности данных, использовали модификацию карточек Наших организаций, Организаций и Подразделений: была добавлена вкладка с указанием ответственных за определенный функционал и ответственные за контрагента от организации.
Добавление ответственных за функционал на уровне организации, структурного подразделения и контрагента
Такое решение позволило разделить поток входящих документов от контрагентов, в том числе через сервисы электронного обмена.
Задача на согласование
Стандартные инструменты системы при создании задания на согласование договорного документа добавляли Приложения к документу и/или существующий ведущий договор.
В рамках внедрения потребовалось расширить функционал автозаполнения задачи для сокращения трудозатрат сотрудника по формированию требуемого комплекта документов.
Автозаполнение задачи на согласование
Некорректно заполненная задача с отсутствием документа или ошибочно приложенными документами нагружает согласующих и увеличивает длительность согласования на этапы доработки и перегруппировки документов.
Для исключения ошибок на старте задачи реализовали комплексную проверку:
Проверки возможности старта задачи
Таким образом удалось значительно уменьшить количество отправок на доработку из-за неполного или некорректного комплекта документов.
Контроль выполнения заданий
На отдельных этапах работы с документами требуется проводить дополнительные работы, в том числе с использованием внешних ресурсов. Большой поток документов может привести к ошибочному закрытию задания без его фактического выполнения. Для таких заданий реализованы программные проверки наличия отсканированной копии или приложенных документов определенного вида, указанного в настройках.
Для удобства дальнейшей настройки, «включение» проверки осуществляется установкой соответствующего флажка на блоке схемы.
Такое решение позволило уменьшить количество ошибок исполнителей и повышает универсальность блоков, упрощая настройку.
Согласование через электронную почту
Не все сотрудники могут постоянно находиться в системе из-за активного рабочего процесса. В этой связи было принято решение использовать электронную почту для согласования.
Система отслеживает невыполненные задания и отправляет исполнителю письмо с документом на согласование в приложении. Получивший документ рецензирует его и принимает решение, нажимая на интерактивные кнопки в письме. В зависимости от выбора кнопки, система получает информацию о согласовании или отказе, сопровождаемую замечаниями.
Реализованное решение сократило количество переключений сотрудников между рабочими приложениями, позволило им более эффективно соблюдать срок работы с документами, а также позволяет адаптировать сотрудников к дальнейшей оперативной работе.
Использование Directum Jazz
Переход на RX «спровоцировал» внедрение еще одного нововведения - подключение мобильного приложения Directum Jazz. Теперь сотрудники могут удаленно работать со своими документами и задачами.
Электронный обмен договорными документами с контрагентами через Диадок
В рамках перехода было внедрено решение электронного обмена с контрагентами, позволяющая обмениваться документами с контрагентами прямо из Directum RX. Теперь RX является единым окном для работы и внутренними и с внешними юридически значимыми документами.
В соответствии с потоками документации Заказчика, была установлена фильтрация на входящий документопоток – в систему направляются только неформализованные документы (Договора, Дополнительные соглашения).
Реализовано обращение машиночитаемых доверенностей в системе – импорт МЧД в Directum RX позволяет подтвердить легитимность подписи при отправке через сервис обмена.
Интеграции с внешними системами
В рамках проекта реализованы интеграции с внешними системами:
-
Интеграция оргструктуры с 1С HRM.
-
Интеграция справочников (контрагенты, статьи бюджета, ответственные) с 1С ERP.
1С является первичной системой для данных справочников. Интеграция с 1С реализована через промежуточные таблицы на PostgreSQL.
Миграция исторических документов
Для успешного запуска реализуемых в системе Directum RX бизнес-процессов было необходимо наличие исторических данных, накопленных за время работы в системе Directum.
Эта задача решена миграцией данных. Для миграции данных использованы промежуточные таблицы на PostgreSQL для метаданных и файловая система для передачи тел документов. Средствами Directum RX загружались данные из таблиц на PostgreSQL, с фиксированием результата загрузки в разрезе каждого объекта.
Обеспечение плавного перехода
Для возможности непрерывной работы компании, переход между системами осуществлялся последовательно по каждому юр лицу с проведением подготовительных работ.
Была подготовлена подробная документация для пользователей, а ключевая информация по новому функционалу добавлена в контекстную справку.
Результаты проекта:
-
В запланированные планом сроки реализован весь требуемый функционал, проведена миграция документов (свыше 15 тысяч договоров и документов контрагентов);
-
Реализовано перепроектирование процесса работы с договорными документами: унифицирована схема процесса, справочник настроек согласования и вычисление ответственных лиц;
-
Создано 108 настроек согласования, 80 вычисляемых ролей для обеспечения гибкости унифицированного процесса согласования.
-
Реализована интеграция с учетными системами и интеграция с сервисами электронного обмена (Диадок);
-
Реализован полный цикл работы Делопроизводства (управление входящими и исходящими письмами, организационно-распорядительными документами);
-
С момента запуска работы в системе создано свыше 350 договорных документов, в том числе свыше 150 с применением ЭДО;
-
Обеспечена работа 98 авторизованных сотрудников и участие в работе с документами любого из нескольких тысяч сотрудников с использованием выполнения задания через почту.
Отзывы
«Удобный интерфейс и дополнительные функциональные возможности Directum RX, комфортный график проекта, предложенный коллегами из Avis Expert, а также их рекомендации по унификации процессов обеспечили комфортный переход на новую систему и позитивные отклики от многих сотрудников. Уже сейчас есть планы по дальнейшему развитию системы.»
Ширина Инна, руководитель проекта
«Актуальность перехода на новую платформу была очевидна. Современная архитектура Directum RX полностью соответствует и вписывается в инфраструктуру нашей компании. Отдельное спасибо специалистам Avis Expert, которые в ходе проекта максимально использовали концепцию No-Code, что в дальнейшем позволит нам снизить трудозатраты на сопровождение системы.»
Зарайский Андрей, руководитель ИТ отдела