Проектный документооборот

Решение Проектный документооборот позволяет повысить эффективность управления проектами за счет поддержки документационного обеспечения проектной деятельности и взаимодействия участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Соблюдение и контроль процедур управления проектами: использование стандартных форм и шаблонов проектных документов; подготовка и согласования всех документов, необходимых для старта проекта с использованием жестких маршрутов в соответствии с регламентами; утверждение документов проекта ЭЦП; оповещение участников, руководства и других заинтересованных лиц об этапах и ходе проекта; контроль фаз проекта и всего проекта.
• Работа с планом проекта: фиксация основных фаз проекта в соответствии с разными видами жизненных циклов проекта; разработка и согласование плана проекта с использованием систем управления проектами (Microsoft Project, Primavera и пр.), согласование с заинтересованными лицами, подписание итоговой версии ЭЦП; внесение изменений и согласование их в новой версии; совместная работа с планом проекта нескольких участников проекта.
• Управление рисками проекта: ведение общего перечня рисков проекта; регулярный контроль вероятности наступления и влияния на ход проекта, выработка корректирующих мероприятий; отслеживание выполнения мероприятий по рискам; периодическая актуализация перечня рисков по проекту.
• Контроль качества и эффективности управления проектом: оповещение о приближении сроков завершения фаз проекта; контроль соблюдения сроков фаз проекта; контроль наличия отчетности по проекту.
• Создание архива документов по проекту: классификация документов; формирование регистрационных номеров в соответствии с заданными классификаторами; обеспечение совместной работы с документами; разграничение прав доступа к документам; контроль жизненного цикла документа и каждой его версии (проект, действующий, устаревший).
• Обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта: уведомление участников о старте проекта; выдача и контроль поручений по проекту, отслеживание исполнения работ по проекту, назначенных в виде задач; возможность совместной работы с документами; информирование участников проекта, руководителей, общественности о ходе исполнения проекта (в т.ч. на портал); сохранение истории переписки по решаемым задачам проекта; управление версиями создаваемых документов — результатов (артефактов) проекта.
• Накопление базы корпоративных знаний в части управления проектами: отслеживание развития внутренних процедур и стандартов по версиям документов; накопление и систематизация артефактов проекта, использование их в других проектах; возможность анализировать эффективность проектной деятельности по накопленной статистике; возможность быстрого обучения и введения в проекты новых участников.

Для кого:

• Высшего руководства
• Руководителей проектного офиса
• Руководителей проектов