УФРС по Мурманской области внедряет DIRECTUM

25 декабря 2008 Компания «Авис Эксперт» приступила к выполнению работ по проекту в Управлении Федеральной регистрационной службы (УФРС) по Мурманской области.

Основными задачами УФРС являются:

• осуществление государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на объекты недвижимого имущества, расположенные на территории регистрационного округа;
• осуществление деятельности по государственной регистрации общественных и религиозных объединений;
• осуществление контроля и надзора в сфере адвокатуры и нотариата;
• осуществление контроля за деятельностью саморегулируемых организаций арбитражных управляющих.

Предпосылками для реализации данного проекта стала потребность УФРС в электронном документообороте и контроле исполнительской дисциплины посредством программного обеспечения, вызванная отсутствием в структуре УФРС отдела делопроизводства и неуклонным ростом входящей и исходящей корреспонденции.

При проведении конкурса были выделены цели и конечные результаты, которые необходимо было достигнуть в ходе проекта:

• снижение трудозатрат, повышение производительности труда при осуществлении ведения делопроизводства, работы с документами в УФРС (система электронного документооборота – СЭД) и повышение уровня исполнительской дисциплины (контроль исполнения – СКИП);
• организация действенного и эффективного контроля: исполнения поручений руководителя УФРС, порядка прохождения документов до исполнителя, директивных документов Росрегстрации и Минэкономразвития; а также иных документов, требующих контроля по сроками исполнения;
• создание удобной и высокопроизводительной базы данных документов УФРС;
• ускорение процесса доведения документа до исполнителя за счет перехода на безбумажный документооборот.

В качестве программного продукта, удовлетворяющего потребностям УФРС, была выбрана система DIRECTUM.

В ходе проекта планируется реализация следующих задач:

• Автоматизация процесса делопроизводства в УФРС. Регистрация входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел в электронном виде. Автоматизация документооборота внутренних документов (согласование договоров, заявок и пр.).
• Автоматизация документооборота организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения и пр.).
• Автоматизация контроля исполнения поручений руководителя УФРС, организация коллективной и проектной работы, контроля исполнительской дисциплины. Организация совещаний. Выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов.
• Создание и ведение базы данных документов, поиск документов, интеграция с существующими в предприятии системами, обеспечение доступа к документам в соответствии с правами доступа и требования к конфиденциальности. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки.