Сохранить бюджет, снизить риски, обогнать бизнес-соперников, и все это — с помощью искусственного интеллекта. Такие сценарии развития становятся все привычнее как для средних компаний, так и крупных холдингов. В Systeme Electric умную технологию внедрили в процессы, связанные со всей входящей корреспонденцией и договорным документооборотом. За короткое время ИИ снизил затраты на ручную обработку документов, оптимизировал загрузку сотрудников и минимизировал финансовые риски. Мы побеседовали с руководителем цифровых проектов Systeme Electric Александром Бессарабенко. Он рассказал, как искусственный интеллект стал ключевым активом в трансформации бизнес-процессов и сколько времени на это понадобилось.
Справка: Systeme Electric — один из ведущих российских производителей комплексных решений в области распределения электроэнергии и автоматизации. Компания интегрирует лучшие технологии в своём сегменте в режиме реального времени, услуги и решения для ключевых отраслей экономики – ТЭК и ЖКХ, металлургии, машиностроения, транспортной инфраструктуры, гражданского и жилищного строительства, ЦОД. Systeme Electric принимает участие в реализации масштабных федеральных и региональных инфраструктурных и строительных проектов, сотрудничает с ведущими компаниями в ключевых отраслях экономики.
В 2022 году Systeme Electric потребовалось в короткие сроки заменить ушедшее с рынка ПО, в том числе систему управления документами. В итоге выбор остановили на отечественной платформе Directum RX со встроенным искусственным интеллектом.
— Многие руководители компаний до сих пор воспринимают искусственный интеллект как дорогую игрушку — интересно, но непонятно, стоит ли она потраченных на нее средств. Вы же решились на внедрение. Что стало решающим аргументом в пользу ИИ?
Мы не просто искали ИИ-модуль в помощь, а меняли всю систему документооборота. Поэтому при выборе системы критерии были жёсткие: no-code-настройка для самостоятельной адаптации ПО под наши потребности, полная автоматизация договорной работы, готовые шаблоны под нужды подразделений и методологическая поддержка. Конечно, перед нами долго стояла дилемма «Что больше: вложения в искусственный интеллект или польза, которую он приносит?». В итоге мы решили: заплатим за то, чтобы освободить наших высококлассных специалистов от рутинной работы, которую может выполнять умная технология. Внедрили систему, перенесли в неё исторические данные и к этой базе начали подключать искусственный интеллект.
— Ещё одно распространённое опасение — внедрение может затянуться на год и даже дольше. Как быстро в вашей компании прошли процессы цифровизации?
Саму систему специалисты компании Avis Expert нам установили за 4 месяца. Внедрение искусственного интеллекта начали с пилотного проекта: взяли на тестирование вариант поставки Directum RX со встроенным ИИ, прошли обучающие курсы и самостоятельно провели установку и настройку. Уже на этом этапе увидели первые результаты: ИИ распознавал письма, индексировал сканы и сравнивал версии документов. Внутренний заказчик был очень доволен, и мы приняли решение о масштабировании.
— На каком из бизнес-процессов вы ощутили особый эффект?
Один из самых показательных кейсов — распознавание актов приёма-передачи. До внедрения ИИ каждый специалист заполнял поля документа по-своему, так как не было единого шаблона. А когда приходило время инвентаризации активов, ручное внесение в таблицу данных из актов затягивалось на долгое время. После подключения к процессу искусственного интеллекта весь цикл — от разметки документов до массового распознавания — занимает всего 3 дня. Время на ввод данных сократилось в 3–5 раз. Сотрудники смогли переключиться на более важные задачи, и мы избежали неизбежных при ручном вводе ошибок.
— А насколько в целом ускорились бизнес-процессы и есть ли экономия бюджета компании?
Конечно есть! В целом по предприятию мы ускорили обработку входящих писем в 5 раз, работу с договорными документами — в 3,5 раза, учёт и верификацию первичных документов — в 7,5 раза. Процесс инвентаризации стал быстрее в 5 раз.
С помощью искусственного интеллекта мы сэкономили 2 единицы эквивалента полной занятости (FTE), автоматизация документооборота высвободила у сотрудников в общей сложности 40 рабочих часов в неделю.
— Как ИИ помогает избегать ситуаций, которые могут привести к ухудшению деловых отношений?
Например, ситуация с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Раньше их оформление и поиск могли затягиваться, создавая риски срыва сделок. Теперь всё делается в едином интерфейсе нашей корпоративной системы, благодаря чему согласование ускорилось в 3 раза, а поиск МЧД — в 12 раз.
Ещё пример: в системе настроена матрица согласования для 98 категорий договоров, с учётом типа сделки, контрагента, суммы и т.д. Всё проходит быстро и прозрачно. Мы также реализовали согласование через электронную почту без входа в систему. Это критически важно для ситуаций, когда согласующий вне офиса, а времени на ожидание нет. Плюс мы интегрировали Directum RX с онлайн-редактором ONLYOFFICE и ввели частичную блокировку шаблонов, что снижает риск случайных правок. Контрагенты видят, что мы работаем чётко, оперативно, без ошибок, — это укрепляет доверие.
— В договорном процессе всегда много рутины — сверка реквизитов, проверка шаблонов, контроль соответствия внутренним и гражданско-правовым нормам. Это отнимает много времени. Удалось решить проблему с помощью искусственного интеллекта?
Для решения этой задачи мы запустили проект «Нормоконтроль» с генеративным ИИ. Его суть — передать умной технологии рутинную проверку договорных документов, сохранив при этом контроль за человеком.
Раньше специалист вручную сверял корректность заполнения данных карточки договора, на это уходило до 20% рабочего времени. А с генеративным ИИ это работает так: система автоматически считывает нужные данные из карточки договора — от регистрационных реквизитов до банковских данных контрагента — и формирует запрос к ИИ. Тот сверяет информацию с корпоративными правилами, шаблонами и справочниками и подсвечивает возможные ошибки и несоответствия.
С помощью инструмента гибкой бескодовой настройки (no-code) мы можем без программирования быстро адаптировать логику проверки под новые требования или типы документов.
По результатам внедрения мы получили сокращение ошибок в заполнении карточек договоров на 30–40%. В этом помогает единая логика проверки и отсутствие человеческого фактора, так как ИИ не устаёт и не отвлекается. Одновременно высвободилось до 20% времени сотрудников, которые раньше занимались этой проверкой, и теперь они сосредоточились на стратегически приоритетных задачах. Кроме того, мы ускорили согласование договоров на 15–20% за счёт уменьшения числа возвратов документов на доработку.
— Как контролируете искусственный интеллект, чтобы ошибки человека не стали ошибками алгоритма?
Качество работы ИИ контролируем по нескольким направлениям. Во-первых, строго придерживаемся принципа «ИИ как помощник»: система только подсвечивает потенциальные ошибки, а решение всегда принимает человек.
Во-вторых, все действия искусственного интеллекта фиксируются, и это позволяет анализировать ложные срабатывания и дообучать модель.
В-третьих, внедряем решение постепенно, начинаем с типовых договоров и поэтапно расширяем охват. И наконец, отслеживаем ключевые метрики — точность выявленных ошибок, процент подтверждённых подсвеченных случаев и время обработки.
Иными словами, мы не заменяем человека машиной, а даём сотруднику мощного ассистента.
— ИИ в процессах повлиял на скорость принятия решений в целом?
Кардинально! Рассмотрим снова на примере договоров. Как я уже упоминал, раньше согласование контрактных документов могло растянуться на недели из-за ручных проверок, задержек с получением подписей, поиска нужных версий. Сейчас автоматическая маршрутизация, мгновенная сверка реквизитов и централизованное хранение договоров ускорили подготовку документов к подписанию сторонами в среднем на 40%. Это значит, что мы быстрее заключаем сделки, оперативнее реагируем на запросы клиентов и гибче подстраиваемся под изменения рынка. А в В2В-секторе скорость — это конкурентное преимущество.
— Что бы вы посоветовали руководителям, которые пока ещё сомневаются в целесообразности внедрения искусственного интеллекта в бизнес-процессы?
Начните с малого — выберите один рутинный процесс, который отнимает много времени и ресурсов. Запустите пилотный проект, просчитайте экономию часов и снижение ошибок. Цифры всё скажут сами за себя.