Компания Avis Expert выступит в номинации «Перспективный проект» на DIRECTUM Awards

24 ноября 2014 Развитие проекта в «Триколор ТВ». Автоматизация планирования, организация и закрытие командировок Организация

ЗАО «Национальная спутниковая компания» («Триколор ТВ»)

«Триколор ТВ» — крупнейший российский и европейский оператор спутникового телевидения. На текущий момент «Триколор ТВ»  входит в тройку мировых лидеров платного ТВ по количеству абонентов.

Задача

Общее описание бизнес-задачи

Командировочный процесс – это один из многих процессов, который существует в каждой компании независимо от ее отраслевой принадлежности. Его понятность и прозрачность позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих основных обязанностях, а не вспоминать каждый раз как забронировать гостиницу, где получить аванс,  кому и когда принести документы, чтобы оплачивать командировку из своего кармана. Правильная и четкая организация процесса приносит несомненные выгоды и компании. Руководитель видит, в каких разъездах находятся его подчиненные, финансовые службы могут планировать расходы, а бухгалтерия получает правильно оформленные документы.

Внедрение модуля для планирования и организации командировок в «Триколор ТВ» стало естественным желанием привести в порядок и работу с командировками, и околокомандировочные процедуры.

Бизнес-заказчики: Дирекция по управлению персоналом и Финансовая дирекция организации.

Обоснование необходимости реализации

Процесс организации командировок во многом типичен для каждой организации. И каждая организация сталкивается с определенными трудностями при планировании, организации и закрытии командировок. Конечно, у каждой организации есть и свои нюансы при работе с командировками. При помощи автоматизации работы с командировками в «Триколор ТВ» предполагается достижение следующих целей:

  1. Сократить сроки заполнения и согласования плана командировок.
  2. Уменьшить трудозатраты, а также сократить ошибки при занесении данных  по командировкам в систему бюджетирования IBM Cognos TM1.
  3. Сделать процесс инициации командировки прозрачным и понятным для командируемого.
  4. Сделать четким и ясным процесс согласования командировки для командируемых, а также для согласующих.
  5. Упростить взаимодействие с бюджетом на командировки при организации командировки.
  6. Упростить доступ к информации о лимитах расходов на командировки, тем самым сократив сроки согласования при организации командировки.
Описание «как есть»

Обобщенное описание процессов

В ходе проекта рассматриваются два процесса:

  1. Планирование командировок и бюджета командировок.
  2. Организация работы с командировками.

Процесс планирования командировок

Ежеквартально — в соответствии с количеством бюджетных периодов —в организации проводится планирование бюджета на ближайшие периоды. Далее описан процесс планирования бюджетов на командировки, инициируемый сотрудниками HR-дирекции.

Особенности процесса планирования командировок

  • План командировок рассылается в формате excel-файла.
  • Заполнение и согласование плана командировок происходит согласно иерархической структуре организации.
  • При планировании командировки сотрудники руководствуются лимитами расходов на командировку, принятыми в организации. Для этого им необходимо найти/получить доступ к актуальному приказу с лимитами командировок.
  • Согласованные в ЦФО планы командировок (в формате excel-файлов) приходят на согласование в дирекцию управления персоналом (ДУП).
  • Сотрудники ДУП сводят планы всех ЦФО, проверяют каждую запланированную командировку на соответствие лимитам.
  • Данные по всем командировкам вносятся в IBM Cognos TM1 вручную сотрудниками ДУП. Это действие обычно повторяется несколько раз за один цикл планирования.

Процесс работы с командировками
Процесс работы с командировками включает в себя следующие подпроцессы: инициация и согласование командировки, организация, закрытие командировки, а также ведение бюджета по командировкам и формирование авансового отчета.

Особенности процесса работы с командировками

  • Командируемому нужно подготовить четыре бумажных документа для инициации командировки (заявка на  командировку, заявление на выдачу денег под отчет, заявление на обоснование представительских расходов (в случае их наличия), заявление на предоставление мобильной связи).
  • Каждый из 4-х документов имеет свой маршрут согласования.
  • Если бюджет командировки больше изначально запланированного, то командируемый ищет бюджет на командировку по другим ЦФО. Если у других ЦФО средств не находится, то сотрудник ДУП согласует превышение бюджета с ФНР.
  • Данные по командировке вручную заносятся в 1С: ЗУП для формирования пакета командировочных документов (приказ по командировке, служебное задание, командировочное удостоверение).
  • Параллельно с получением пакета командировочных документов командируемый, при необходимости, проходит процедуру получения мобильного оборудования. Процедура заключается в создании заявки (бумажного документа), согласовании, создании заявки в Intra Service, контроля выдачи мобильного оборудования и т.д.
  • По приезду из командировки командируемый готовит пакет закрывающих командировку документов. Каждый документ должен пройти свой процесс согласования в течение 3-х рабочих дней.
  • Согласованный пакет закрывающих документов попадает в финансовую дирекцию (ФД), где сотрудник ФД формирует авансовый отчет в 1С: Бухгалтерия.
Описание кейса

При переходе к автоматизированной работе с командировками в компании пойдет ряд организационных изменений в работе. Ниже описаны изменения в процессе, вызванные переходом к автоматизированному виду.

Планирование командировок и согласование бюджета командировок

  1. Вместо excel-файла с планом командировок предполагается использовать справочник «Командировки» с вложенным справочником «Места назначения» (для командировок с несколькими местами назначения). Все данные по командировкам будут указываться в DIRECTUM. Вместо заполнения excel-файла сотрудники будут создавать новые записи в справочнике «Командировки».
  2. Ведение лимитов командировки в DIRECTUM.
  3. Автоматический расчет бюджета командировки.
  4. Автоматическое внесение данных по командировкам в IBM Cognos TM1 путем синхронизации данных из DIRECTUM.
  5. Формирование и ведение планового бюджета на командировки в DIRECTUM.

Управление командировками

  1. Полный отказ от бумажных документов на этапе инициации командировки. Все заявления сведены в одну электронную форму, которая согласуется в одном маршруте согласования.
  2. Вводятся организационные изменения по процессу согласования инициирующих командировку документов. Упрощается порядок согласования руководителями командируемого.
  3. Изменение порядка предоставления мобильной связи. Отказ от бумажного заявления на выдачу мобильного оборудования. Автоматическое формирование сотрудников исключается из процесса согласования инициирующих документов, частично изменяется заявки на выдачу оборудования в Intra Service из DIRECTUM без участия командируемого.
  4. Упрощение согласования командировки для сотрудников ДУП и ведения бюджета командировок. Возможность использования планового и резервного бюджета ЦФО.
  5. Возможность  самостоятельно компенсировать расход планового бюджета командировки от одного ЦФО за счет планового бюджета других ЦФО.
  6. Ведение резервного бюджета: если сотрудник едет в плановую командировку, но бюджет фактической командировки менее запланированного, то остаток средств переходит в резервный бюджет ЦФО, который в дальнейшем может быть использован как дополнительный бюджет для других командировок.
  7. Автоматическая передача данных по командировкам в 1С: ЗУП  из DIRECTUM для формирования пакета командировочных документов.
  8. Автоматическое формирование авансового отчета в DIRECTUM на основе данных, указанных командируемым по приезду из командировки.
  9. Упрощение процесса согласования закрывающих документов.

Настройки системы, используемые при автоматизации работы с командировками

  1. Настройка типового маршрута «Планирование командировок».
  2. Настройка типового маршрута «Управление командировками».
  3. Календарь «Командировки» (заполняется данными из  справочников «Плановые командировки» и «Фактические командировки»). Представляет собой графическое отображение календаря, в котором помечены дни командировок с возможностью настройки фильтрации командировок по подразделению и по сотруднику. Доступен по кнопке из справочников «Плановые командировки» и «Фактические командировки».
  4. Справочники «Плановые командировки» и «Фактические командировки». Заполняется сотрудниками на этапе планирования командировок.
  5. Справочники «Города/лимиты» и «Страны/лимиты» для учета лимитов на проживание, билеты, суточные; справочник  «Лимиты мобильной связи» для учета средств, выделяемых на мобильную связь.
  6. Справочники «ЦФО», «Статьи расходов», «Статьи PL» для ведения бюджета командировок.
  7. Для реализации решения требуется разработка следующих сценариев и синхронизаций:
    • Настройка типового маршрута «Планирование командировок»;
    • Настройка типового маршрута «Работа с командировками»;
    • Выгрузка данных по командировкам в IBM Cognos TM1 ;
    • Выгрузка данных по командировкам для 1С: ЗУП;
    • Выгрузка данных по авансовому отчеты для 1С: Бухгалтерия;
    • Сценарий автоматической отправки электронного письма в дирекция информационных технологий;
    • Сценарий синхронизации справочника «Валюты» (для пересчета сумм по командировке, указанной в валюте, отличной от рубля, перед формированием авансового отчета);
    • Сценарий пересчета сумм по командировкам;
    • Сценарий отправки уведомлений о непредоставлении пакета закрывающих документов;
    • Сценарий автоматического запуска планирования бюджета командировок ;
    • Синхронизация справочника «Работники» с Active Directory (помимо данных по ФИО, должности, из AD передается код работника в 1С – для дальнейшей возможности связывания данных по командировке из DIRECTUM).
  8. Настройка форм документов, автоматически формируемых из карточки командировки (заявление о выдаче денег под отчет, заявление с обоснованием непредвиденных расходов и т.д.)
  9. Настройка ведения бюджета командировок:
    • Формирование планового бюджета на текущий квартал в разрезе ЦФО при планировании командировок;
    • Использование планового бюджета (уменьшение после проведения командировки) по каждому ЦФО;
    • Возможность использования бюджета одного ЦФО другими ЦФО (с согласования руководителя ЦФО-донора);
    • Возможность компенсации использованного бюджета ЦФО-донору за счет средств резервного бюджета ЦФО-должника. Компенсация происходит автоматически;
    • Формирование резервного бюджета по командировкам в разрезе каждого ЦФО (на каждый квартал). Резервный бюджет формируется, если появляется положительная разница между плановой стоимостью командировки и фактической;
    • Использование резервного бюджет по каждому ЦФО;
    • Возможность использования резервного бюджета на нужны других ЦФО (средства с резервного бюджета ЦФО-донора могут быть использованы ЦФО-получателем без согласования использования средств со стороны руководителя ЦФО-донора);
    • Перемещение денежных средств между бюджетами ЦФО могут быть инициированы в DIRECTUM только сотрудниками ДУП.
Этапы реализации

Для данного проекта была произведена оценка трудозатрат на настройку и разработку системы. Также был составлен план-график выполнения работ по настройке и тестированию системы.

Название задачи

Длительность

Начало

Окончание

Настройка и адаптация системы согласно ЧТП. Документирование. Обучение. 36 дней Пн 12.01.15 Пн 02.03.15
Настройка справочников и календаря командировок 10 дней Пн 12.01.15 Пт 23.01.15
Настройка карточек документов 5 дней Пн 26.01.15 Пт 30.01.15
Настройка типовых маршрутов 10 дней Пн 02.02.15 Пт 13.02.15
Настройка синхронизаций, сценариев и отчетов 5 дней Пн 16.02.15 Пт 20.02.15
Настройка ведения планового и резервного бюджета 10 дней Пн 23.02.15 Пт 06.03.15
Оформление инструкций 5 дней Пн 09.03.15 Пт 13.03.15
Тестирование 10 дней Пн 23.02.15 Пт 06.03.15
Семинар по настроенной конфигурации 1 день Пн 16.03.15 Пн 16.03.15

Описание «как будет» (планируемые результаты)

Планируемые результаты от автоматизации процесса «Управление командировками»

  1. Для инициаторов:
    1. Нет необходимости искать приказы с лимитами по городам и по использованию мобильной связи – все лимиты автоматически проставляются в карточке командировки при выборе города.
    2. Вся необходимая информация для инициации командировки заполняется в одной удобной электронной форме.
    3. Избавление от оформления бумажных документов на этапе инициации командировки.
    4. Отсутствие необходимости согласовывать каждый бумажный документ с отдельным кругом лиц согласующих как на этапе инициации, так и на этапе закрытия командировки
    5. Уменьшение сроков согласования командировки.
    6. Унифицированный и понятный процесс согласования командировки.
    7. Своевременное получение уведомлений о готовности пакета командировочных документов, о необходимости получить оборудования для мобильной связи, о необходимости предоставить пакет закрывающих документов и подготовить авансовый отчет.
  2. Для руководителя командируемого:
    1. Вся информация по командировке в одной форме, нет необходимости согласовывать несколько различных документов.
    2. Отслеживание фактических и планируемых командировок по командируемому и по всему отделу.
  3. Для согласующих:
    1. Ясность требуемой задачи по согласованию.
    2. Уменьшение числа лиц, задействованных в согласовании одной командировки.
  4. Для сотрудника ДУП:
    1. К моменту согласования сотрудника ДУП все детали командировки уже согласованы другими участниками согласования. Нет необходимости ждать, когда командируемый донесет все документы по отдельности.
    2. Упрощение проверки командировки на соответствие лимитам по местам назначения. Актуальные лимиты сразу же указаны в карточке командировки.
    3. Контроль над бюджетом по командировкам. Упрощение работы с бюджетом по командировкам.
    4. Упрощение внесения данных по командировке в 1С: ЗУП (если сейчас данные по командировке вводятся вручную, то по результатам реализации все данные по командировке, необходимые для формирования пакета командировочных документов, перенесутся по нажатию одной кнопки в карточке командировки в DIRECTUM).
    5. Упрощение инициации процедуры выдачи мобильной связи.
    6. Напоминание о необходимости выдачи пакета командировочных документов
    7. Хранение всех шаблонов заявлений на командировку в одном хранилище. Автоматическое формирование заявлений о различных непредвиденных расходах в правильном формате (у командируемого не должно быть доступа к шаблонам заявлений о непредвиденных расходах).
    8. Облегчение проверки и согласования пакета закрывающих документов.
  5. Для сотрудника ФД:
    1. Упрощение поверки наличия незакрытых авансовых отчетов у командируемого.
    2. Упрощение ввода данных авансового отчета в 1С: Бухгалтерия. (Сейчас внесение данных происходит вручную на основе предоставленных командируемым документов; по результатам внедрения  — перенос данных по авансовому отчету в 1С: Бухгалтерия осуществляется по нажатию одной кнопки в карточке командировки в DIRECTUM.
    3. Проверка верности составления авансового отчета.
  6. Для сотрудника ДИТ:
    1. Упрощение процесса выдачи мобильного оборудования командируемым.
    2. Осуществление полноценного контроля за возвратом мобильного оборудования.
    3. Изменение и облегчение порядка подключения услуг для междугородних/международных переговорах.

Планируемы результаты от автоматизации процесса «Планирование командировок»

  1. Для сотрудника ДУП:
    1. Автоматическое напоминание о начале планирования бюджета очередного бюджетного периода.
    2. Рассылка индивидуальных заданий для руководителей ЦФО для планирования командировок.
    3. Уменьшение сроков планирования и согласования плана командировок.
    4. Удобная проверка соответствия планируемых командировок предусмотренным лимитам.
    5. Нет необходимости сводить планы всех ЦФО в один вручную.
    6. Нет необходимости тратить 2-4 рабочих дня на ручное внесение данных по планируемым командировкам в IBM Cognos TM1. (Сейчас данные заносятся вручную; по результатам внедрения – данные по планируемым командировкам будут автоматически переноситься в IBM Cognos TM1 по нажатию одной кнопки в DIRECTUM).
    7. Минимизация риска опечаток при вводе данных в IBM Сognos TM1.
  2. Для руководителя ЦФО:
    1. Видимость картины планируемых командировок по своему ЦФО (построение отчетов, календарь).
    2. Отслеживание планируемого бюджета.
  3. Для руководителей отделов:
    1. Видимость картины планируемых командировок по своему отделу (построение отчетов, календарь).
    2. Упрощение согласования планируемых командировок.
  4. Для командируемых:
    1. Нет необходимости искать приказы с лимитами по городам и по использованию мобильной связи – все лимиты автоматически проставляются в карточке командировки при выборе города.
    2. Вся необходимая информация для планирования командировки заполняется в одной удобной электронной форме.
  5. Для сотрудников ФД:
    1. Упрощение взаимодействия с ДУП.
    2. Возможность построения различных отчетов по данным о планируемых командировкам.
Целевые показатели

Качественные показатели

Планирование командировок:

  1. Упрощение контроля над обновлением плана командировок в ЦФО.
  2. Упрощение составления плана командировок – доступны все лимиты.

Инициация, подготовка и завершение командировки:

  1. Упрощение маршрута согласования.
  2. Быстрый доступ к информации по лимитам на командировку (автоматическое заполнение лимитов при указании мест назначения; до автоматизации – необходимость просмотреть приказы по лимитам вручную и корректно указать информацию по лимиту в заявке на командировку).
  3. Уменьшение времени организации командировки.
  4. Упрощение взаимодействия с ДИТ при необходимости получения мобильной связи.

Ведение бюджета по командировкам:

  1. Упрощение взаимодействия с бюджетом командировки.
  2. Уменьшение риска перерасхода бюджета командировок.
  3. Отслеживание качества планирования бюджета.
  4. Отслеживание всех расходов по командировке.

Количественные показатели

№, п/п

        Описание цели               Сейчас

После реализации

Срок внесения плана командировок в 1 3-4 дня 1 час
Срок сведения плановкомандировок по всем ЦФО в 1 файл 1 день Не требуется
Количество документов для инициации командировок 4 документа 1 электронная форма
Срок формирования пакета командировочных документов занесение данных в 1С в течение 0,5 часа занесение данных в 1С в течение 1 минуты

Заключение

Автоматизация работы с командировками – проблема, актуальная для каждого предприятия. Командировка каждого сотрудника – это, в первую очередь, множество деталей, которые необходимо учесть при планировании и организации командировки.

Стандартное решение DIRECTUM «Управление командировками» включает в себя согласование заявок, служебных записок, приказа на командировку, контроль оплаты командировки, а также контроль предоставления закрывающих командировочных документов. Для ЗАО «НСК» («Триколор ТВ») же требуется более расширенный вариант автоматизации работы с командировками: необходимо ведение бюджета командировок и возможность удобного распределения бюджета между подразделениями; графическое представление плана командировок сотрудников; ведение учета каждой детали планируемой командировки (начиная от места проживания, заканчивая мобильной связью и учетом представительских расходов); помимо учета планируемых расходов, нужен учет фактических расходов, а также возможность формирования авансового отчета. Именно поэтому было решено разработать собственное решение с чистого листа.

Данный кейс будет полезен для многих организаций со схожей организационной структурой.

Организация: ЗАО «Национальная спутниковая компания» («Триколор ТВ»)

Галерея:  Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить

Возврат к списку