Новое решение Avis Expert: Управление претензиями и исками

4 августа 2011

Претензионно-исковая работа (ПИР) – это совокупность действий организации и её структурных подразделений, направленных на предъявление и рассмотрение претензий и на использование полученной при этом информации.

Претензионно-исковая работа является продолжением договорной деятельности, ее смысл заключается в устранении негативных последствий, причиненных стороне по договору некорректными действиями/бездействием контрагента. Составление претензий и исков — неотъемлемая часть правовой поддержки практически любой организации. Правильная организация всех процессов ПИР позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты компании, укрепить имидж компании среди контрагентов как способной защищать свои законные права и интересы. Техническое решение «Avis Expert: Управление претензиями и исками» поддерживает полный жизненный цикл работы с входящими и исходящими претензиями и исками, начиная с момента возникновения предмета спора и заканчивая контролем исполнения судебных решений или фиксацией убытков.

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Для анализа эффективности кадровых процессов требуется модуль «Управление показателями эффективности».

Описание решения

Техническое решение «Avis Expert: Управление претензиями и исками» позволяет автоматизировать следующие задачи:

• Работа с шаблонами претензионно-исковых документов
• Согласование входящих и исходящих претензий и исков, сопутствующих документов
• Управление взаимоотношениями с участниками ПИР
• Контроль сроков ПИР с автоматической рассылкой уведомлений ответственным сотрудникам
• Регистрация претензионно-исковых документов в реестре
• Поиск претензионно-исковых документов по различным реквизитам, признакам и по тексту
• Подготовка отчетности по ПИР

Работа с шаблонами претензионно-исковых документов

Специалисты юридического отдела обязаны поддерживать шаблоны претензионно-исковых документов в актуальном состоянии, при необходимости отправлять обновленные шаблоны на согласование и утверждение, затем публиковать окончательные варианты для использования сотрудниками компании.

Шаблоны претензионно-исковых документов разделены на две категории: стандартные (защищенные) и нестандартные (произвольно заполняемые). Категория шаблона влияет на дальнейший маршрут согласования претензии/иска (для документов, созданных на стандартных шаблонах, длительность согласования уменьшается).

Согласование входящих и исходящих претензий и исков, сопутствующих документов

Для взаимодействия сотрудников компании по вопросам ПИР предусмотрены специализированные типовые маршруты, позволяющие автоматизировать работу как с входящей, так и исходящей документацией претензионно-искового урегулирования.

В решении автоматизированы следующие типовые процессы:

• Сбор сопроводительных документов;
• Разработка проектов исходящих претензионно-исковых документов и ввод входящих претензионно-исковых документов в систему;
• Автоматическая регистрация претензионно-исковых документов в реестре ПИР;
• Согласование проектов претензионно-исковых документов заинтересованными лицами (например, руководитель подразделения, ответственного за исполнение по договору, служба безопасности и др.);
• Утверждение электронных документов с использованием ЭЦП;
• Отправка документа контрагенту и контроль получения обратной связи;
• Рассмотрение ответа на претензию, коллегиальное принятие решения о подаче иска;
• Ведение судебного разбирательства;
• Контроль исполнения решения суда;
• Архивное хранение документов.

Управление взаимоотношениями с участниками претензионно-исковой работы

Претензионно-исковая работа предполагает регулярные взаимодействия с должниками, проведение переговоров, поддержку судебного и исполнительного производства. Поэтому задачи накопления истории работы по претензии или иску, планирования контактов и встреч с контрагентами и судебными инстанциями, информирование сотрудников о предстоящем взаимодействии актуальны для данного вида деятельности и полностью автоматизированы в решении.

Контроль сроков претензионно-исковой работы

Претензионно-исковая деятельность предусматривает наличие контрольных сроков, установленных по этапам урегулирования конфликта, в том числе предусмотренных законодательством. Контроль сроков в системе DIRECTUM с рассылкой ответственным лицам уведомлений об их истечении позволяет компании своевременно и эффективно управлять процессами ПИР.

Регистрация претензионно-исковых документов

При использовании решения «Avis Expert: Управление претензиями и исками» все претензионно-исковые документы автоматически регистрируются в реестре. Регистрационный номер присваивается автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами. Все документы (претензионные письма, исковые заявления, ответы на претензии, отзывы на иск и т.д.), относящиеся к определенной претензии/иску, автоматически связываются с карточкой реестра и друг с другом, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему пакету необходимых основных и сопутствующих документов.

Выполнение поисков претензионно-исковых документов по различным параметрам

Используя систему DIRECTUM и решение «Avis Expert: Управление претензиями и исками» имеется возможность атрибутивного поиска и поиска по содержимому (полнотекстовый поиск) претензионно-исковых документов. Поиск может осуществляться по любым реквизитам карточки документа и истории работы, например, по категории документа, контрагенту, номеру и дате документа, сумме спора и т.д.

Подготовка отчетности по претензионно-исковой работе в различных разрезах

Для анализа претензионно-исковой работы предусмотрены разнообразные отчеты «Обзор претензионно-исковой работы», «Статусы претензий и исков», «Завершенные претензии и иски», «Загрузка юридического отдела» и другие.

Запросить презентацию решения