ПетербургГаз и Авис Эксперт – первый шаг сделан

Компания Avis Expert в рамках договора о сотрудничестве завершила первый этап внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в газораспределительной организации «ПетербургГаз».

Целью первого этапа являлась автоматизация работы отдела канцелярии по регистрации корреспонденции, а также организация контроля за движением входящих и исходящих документов. Реализация поставленной цели потребовала использования ряда модулей системы DIRECTUM:

• Управление электронными документами;
• Управление деловыми процессами;
• Канцелярия;
• Службы ввода и преобразования DIRECTUM CTS;
• Набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset.

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• Автоматизированный ввод документов. Благодаря специальным службам DIRECTUM реализован захват входящих документов, поступающих в компанию по электронной почте или по факсу: электронные образы автоматически заносятся в архив системы и отправляются по типовому маршруту ответственным сотрудникам для классификации и регистрации. Все входящие документы, поступающие в бумажном виде сканируются и сохраняются в архиве электронных документов. Документы, поступающие в компанию по электронной почте или по факсу, автоматически попадают в электронный архив и направляются ответственному сотруднику для классификации и регистрации.
• Создание общего информационного пространства с системой 1С. Настроена интеграция справочников организационной структуры систем DIRECTUM и 1С:УПП 8.1. Это позволит автоматически актуализировать в системе документооборота данные об организационной структуре, подразделениях и сотрудниках компании, необходимые для корректной работы механизма разграничения прав доступа и workflow-механизма маршрутизации электронных документов.
• Миграция данных из существующей ИС. Произведена миграция учетных данных регистрационных карточек из системы, ранее используемой для регистрации документов.
• Маршрутизация документов между сотрудниками. Настроены общие маршруты движения входящих и исходящих, внутренних документов при их согласовании и отправке в работу.
• Регламентация и формализация работы сотрудников. Разработан комплект регламентной документации по автоматизированным бизнес-процессам и инструкций для типовых рабочих мест.
• Построение системы оперативного контроля и отчетности. Настроена система напоминаний и уведомлений о ключевых этапах и cобытиях бизнес-процессов, реализованы детализированные и сводные отчеты для руководителей различного уровня.

Система успешно прошла опытную эксплуатацию в Управлении делами и Управлении по имущественным отношениям. Итоги первого этапа получили одобрение руководства компании ПетербургГаз, и в настоящее время в рамках карты стратегического развития системы документооборота, составленной проектной группой Avis Expert, происходит последовательное масштабирование уже реализованного функционала на прочие структурные подразделения компании.