ПетербургГаз выбрал Avis Expert для построения системы документационного обеспечения управления

Газораспределительная организация «ПетербургГаз» занимается комплексным развитием систем газоснабжения и бесперебойным, устойчивым обеспечением природным газом потребителей Санкт-Петербурга.

Основные задачи компании:

• транспортировка газа потребителям Санкт-Петербурга;
• управление системой газоснабжения Санкт-Петербурга;
• проведение единой технической политики в области газификации Санкт-Петербурга и развития газораспределительной системы Санкт-Петербурга;
• координация производственной деятельности и комплексное решение вопросов, связанных с эксплуатацией газораспределительной системы с целью обеспечения безопасного и безаварийного газоснабжения;
• реконструкция объектов газораспределительной системы Санкт-Петербурга;
• проектирование объектов газораспределительной системы.

В конце ноября 2008 года Советом директоров ООО «ПетербургГаз» было принято решение о самостоятельном выполнении всего комплекса работ по техническому обслуживанию системы газоснабжения Санкт-Петербурга. Согласно новой утвержденной организационной структуре компания была расширена путем введения необходимых составляющих для осуществления вышеуказанных работ. Существенные изменения организационной структуры поставили задачи по адаптации бизнес-процессов компании, в том числе процессов документационного обеспечения управления.

В качестве партнера для решения возникших задач была выбрана компания Авис Эксперт, а платформой для построения электронного документооборота – система DIRECTUM.

Предварительная диагностика позволила выявить ряд особенностей ПетербургГаз и проблем, требующих решения. Наиболее важные из них:

• Рост документопотока. После реструктуризации количество регистрируемых документов увеличилось на 45%, сейчас в течение года регистрируется порядка 22 000 документов.
• Территориальная распределенность. Особенностью ПетербургГаза является наличие 3 крупных удаленных офисов и восьми управлений, которые активно обмениваются документами и каждое из которых имеет собственные места регистрации документов.
• Необходимость реорганизации службы делопроизводства для работы в новых условиях.

По итогам диагностики была составлена карта стратегического развития системы документооборота на ближайшие 2 года и детальный план первого этапа. Первый этап – «Автоматизация канцелярии» – предполагает внедрение базового функционала электронного документооборота и формирование базиса для дальнейшего развития и масштабирования системы.

В ходе первого этапа планируется реализация следующих задач:

• Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации – регистрация переписки организации со сторонними организациями и внутри организации. Работа с входящей документацией подразумевает сканирование документов, помещение их электронных образов в электронный архив системы DIRECTUM, регистрацию документов с автоматической генерацией регистрационного номера, отправку их эл. образов на резолюцию руководителю, вынесение резолюции руководителем и отправку документов на исполнение согласно резолюции руководителя. Работа с исходящей и внутренней документацией подразумевает создание документов в системе DIRECTUM, регистрацию документов с автоматической генерацией регистрационного номера.
• Контроль исполнительской дисциплины – постановка задач и поручений исполнителям, контроль исполнения задач и поручений, приемка результатов, построение аналитических отчетов по загруженности персонала и исполнительской дисциплине.
• Создание и ведение единой базы электронных образов внешних и внутренних документов – возможность создания документов различных видов на основе шаблонов, из внешнего файла или со сканера, разграничение прав доступа пользователей к документам, отслеживание истории работы с документами, возможность создания структуры общей и индивидуальных папок для удобства доступа пользователей к документам, возможность настройки сортировки, группировки и фильтрации документов, осуществление поисков документов по различным реквизитам.