Проект в компании VBH – история успеха
В начале 2010г. компания Avis Expert сообщила о запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота в компании VBH (Фаубеха).
Результатом выполнения проекта стала комплексная система электронного документооборота, охватывающая все структурные подразделения компании (центральный офис и более 20 филиалов). Фактически весь документооборот компании был полностью переведен в электронный вид.
Менее чем за год эксплуатации системы пользователями создано более 21 000 документов и запущено более 30 000 задач, из которых более 60% — это задачи по типовым маршрутам, настроенным в процессе основной стадии внедрения.
Рисунок 1 Использование типовых маршрутов в VBH
Рисунок 2 График роста количества документов в электронном архиве
Рисунок 3 График роста количества задач, запущенных в системе
Устойчивый рост количества созданных в системе документов и задач свидетельствует о ее и стабильном использовании и «принятии» сотрудниками VBH.
Наиболее активно используется решение «InDocs — автоматизированный ввод документов», автоматизирующее ввод и обработку счетов:
- захват счетов со сканера и электронной почты;
- автоматическое распознавание и извлечение реквизитов счета, проверка их корректности;
- импорт документа в электронный архив с автоматическим заполнением карточки счета;
- отправка документа ответственному сотруднику для дальнейшей работы.
В случае наличия ошибок распознавания, система направляет такой документ ответственному сотруднику для ручного ввод данных. Таких документов менее 8%.
Бумажный оригинал документа после сканирования сразу направляется в архив и в работе не используется.
Обработка с помощью InDocs увеличила скорость ввода счетов в 7 раз и сократила количество ошибок, возникающих при ручном вводе документов в систему.
За прошедший год таким образом обработано более 5 000 счетов более чем от 500 поставщиков.
В течение первого года шло не только активное использование системы, но и ее постоянное развитие в рамках SLA — поступило более 30 запросов на реализацию новых функций.
Из новых автоматизированных процессов можно выделить следующие:
- согласование управленческих отчетов;
- согласование табелей рабочего времени;
- расчет комиссионных выплат;
- согласование бонусов клиентам;
- согласование заявок на тестовые испытания;
- процесс набора персонала.
Также было проведено обновление DIRECTUM на версию 4.6.1.
Общее количество пользователей системы достигло 170.
ООО «ФАУБЕХА» (VBH) является крупнейшим предприятием в области торговли фурнитурой, имеющим представительства практически во всем мире. В России компания представлена более чем 20 филиалами и удаленными подразделениями с головным офисом, расположенным в Санкт-Петербурге.