Финансовый архив

Описание

Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Проблема

Затраты на хранение бумажных документов составляют значительную часть бюджета компании.
Сложно контролировать факт отправки, получения и возврата документов.
Сроки представления отчетности контролирующим органам срываются из-за трудоемкого поиска документов в архиве.
Трудно вести параллельно бумажный и электронный архив. Может быть путаница с каналом доставки документов и местом их хранения.

Решение

Внедрить электронный финансовый архив Directum RX, чтобы:

централизованно хранить электронные и отсканированные бумажные документы;
сократить время на обработку документов благодаря встроенным интеллектуальным сервисам;
поддерживать неизменность и юридическую значимость документов, подписанных ЭП;
ускорить представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон;
облегчить хранение и поиск документов благодаря их связыванию в единый комплект.

Единое хранилище электронных и бумажных документов

В финансовый архив Directum RX заносятся:

документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например, СБИС или Диадок;
исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum RX после формирования их в учетной системе;
договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum RX или синхронизировались из учетной системы;
скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.

Интеллектуальные сервисы заполняют за человека все необходимые реквизиты документов, занесенных в систему, например, определяют их вид и содержание, указывают данные контрагента и нашей организации. Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение.

Контроль полноты архива

В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.

Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.

Удобный поиск по архиву

Если документы хранятся в бумажном виде, на их поиск зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum RX сотрудники оперативно находят документы и формируют комплекты по заданным критериям: тип документа, контрагент, период и т.д., например, для сверок с поставщиками.

Быстрая подготовка к налоговым проверкам

В Directum RX сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка документов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первичные учетные документы к соответствующему договору. Чтобы экспортировать документы, достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все данные в нужном формате.

Дополнительно скачивается отчет с результатами.

Финансовый архив может интегрироваться с налоговыми витринами данных. Это позволит перейти на цифровое взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга.

Подробнее о модуле >>

Возврат к списку