Электронный архив финансовых документов

Оперативная обработка исходящих и входящих первичных учетных документов, их хранение, поиск, отправка контрагентам и подготовка к разного рода проверкам являются неотъемлемой частью повседневной деятельности компаний.

Как правило, с первичными учетными документами работает бухгалтерия, финансовый отдел, отдел продаж и материально-технического обеспечения. При этом подразделения могут работать в разных информационных системах. Техническое решение позволит автоматизировать работу с большим объемом первичных учетных документов и выстроить ее по единому бизнес-процессу для всех взаимодействующих отделов.

С помощью «Электронного архива финансовых документов» удобно:

• синхронизировать первичные учетные документы между учетной системой и DIRECTUM;
• заносить первичные учетные документы из учетной системы в DIRECTUM и обратно;
• обмениваться с контрагентами первичными учетными документами в электронном и бумажном виде, при этом электронные документы могут быть формализованными;
• обрабатывать исходящие и входящие первичные учетные документы, включая их согласование и подписание. Для ускорения обработки документов – гибко настраивать шаблоны согласования и использовать массовое подписание;
• работать с первичными учетными документами архива:
  • быстро находить их по реквизитам;
  • экспортировать и распечатывать первичные учетные документы и неформализованные документы в форматах, утвержденных ФНС;
  • отслеживать историю работы с документами;
  • оперативно готовиться к налоговым и аудиторским проверкам;
  • поддерживать внеофисное хранение бумажных оригиналов;
  • проводить инвентаризацию;
  • проставлять штампы на документы;
• обращаться к документами филиалов и удаленных подразделений.

Описание работы

Работу с первичными учетными документами можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Обмен документами с контрагентом в электронном виде осуществляется через системы обмена (например, Synerdocs), в бумажном виде – любым удобным образом (почтой или курьерской службой).

Чтобы обеспечить быстрый доступ к документам, их электронные версии и отсканированные копии бумажных экземпляров заносят в архив, после чего перемещают в дела. В дальнейшем они могут быть извлечены из системы для передачи сторонним организациям вместе с бумажным оригиналом, например, в судебные органы.

Рассмотрим, как происходит обмен документами с контрагентом, и протекает работа с архивом электронных версий бумажных документов.

Обмен документами с контрагентами

Подготовка и отправка документов

Сначала готовится комплект документов для отправки. Первичные учетные документы создаются в учетной системе или сразу в системе DIRECTUM. Если документы созданы в учетной системе, они выгружаются в DIRECTUM с помощью сценария Синхронизация документов из учетной системы в DIRECTUM. Также можно настроить выгрузку документов с помощью коннектора (коннектор для 1С входит в поставку технического решения), если в организации настроена интеграция с учетной системой.

Готовый комплект документов отправляется на согласование. Возможности решения позволяют без привлечения разработчиков адаптировать маршруты согласования под особенности компании. К примеру, выбор маршрута может зависеть от видов документов, контрагента или направления деятельности.

 Отправка документов на согласование

После согласования и подписания документы отправляются контрагентам.

В процессе согласования документов с контрагентом можно отслеживать, в каком состоянии они находятся. Для этого используется отчет Состояние первичных учетных документов. Он предоставляет информацию о состоянии документа в системе обмена, если он передавался в электронном виде, либо о стадии жизненного цикла – если в бумажном.

Отчет Состояние первичных учетных документов

По итогам рассмотрения документов система сообщает о решении контрагента (подписании или отказе от подписания) путем отправки уведомления или задания.

При работе с бумажными документами ответственный заносит подписанные оригиналы в систему DIRECTUM в виде скан-образов. Для импорта больших объемов документов могут использоваться инструменты атрибутивного распознавания. Чтобы избежать занесение лишних отсканированных копий, решение запустит механизм поиска дублей.

Получение и рассмотрение документов

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента, загружаются в DIRECTUM разными способами:

• электронные документы – через системы обмена;
• бумажные документы – через потоковый сканер в помощью Служб ввода и преобразования DIRECTUM (DIRECTUM Capture and Transformation Services). В данном случае предварительно на бумажные оригиналы нужно нанести штрихкод.

Загруженные документы рассматриваются в рамках задачи по типовому маршруту «Согласование входящих первичных учетных документов». Результатом рассмотрения и обработки вможет быть:

• подписание либо отказ в подписании документов;
• отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.
• аннулирование документа, если контрагент обнаружил ошибку в отправленном документе либо участники сделки пришли к выводу, что сделка отменяется.

Согласованные документы бухгалтер заносит в учетную систему. В 1С они заносятся автоматически из карточки документа DIRECTUM по кнопке Документ в УС. Если ранее документы уже заносились в 1С, бухгалтеру достаточно проверить их и при необходимости откорректировать.

Работа с архивом электронных версий бумажных документов

Для удобной работы в решении предусмотрены возможности по сканированию бумажных документов и занесению их электронных копий в архив.

По мере необходимости документы в архиве можно перемещать в Дела финансового архива, извлекать их для предоставления в различные организации, формировать комплекты и отправлять на печать.

Подготовка бумажных документов к перемещению в электронный архив

После подписания документов обеими сторонами документы сканируются и заносятся в электронный архив. При этом в системе DIRECTUM можно связать их образы с соответствующими записями учетной системы.

Исходящие первичные учетные документы формируются из учетной системы, при этом на каждый документ автоматически наносится штрихкод. Входящие первичные учетные документы регистрируются в учетной системе. Для каждого документа генерируется штрихкод, который распечатывается и наклеивается на бумажный оригинал документа.

Таким образом, комплекты документов с присвоенными штрихкодами готовы для занесения в архив системы DIRECTUM и в дальнейшем можно быстро идентифицировать документ в системе по его бумажной копии:

 Корректировочный счет-фактура со штрихкодом

Занесение документов в архив

При ручном сканировании в проводнике DIRECTUM на вкладке Главная в группе Создание выберите пункт Создать документ со сканера.

Большой объем документов проводится через потоковый сканер и заносится в систему DIRECTUM с помощью Служб ввода и преобразования DIRECTUM.

Перемещение документов в дело

По мере необходимости документы перемещаются в дела и короба финансового архива. Это позволяет сгруппировать электронные образы так же, как бумажные оригиналы, что обеспечивает удобное и быстрое извлечение документов из архива.

 Справочник Дела финансового архива

Извлечение оригиналов бумажных документов

Часто в организациях возникает необходимость извлечения оригиналов первичных учетных документов из архива для предъявления сторонним организациям, например, в судебные органы.

Чтобы проконтролировать возврат документов в архив, фиксируется дата выдачи и имя сотрудника, которому были переданы оригиналы. Для удобства и централизации работ информация заносится в систему DIRECTUM: с помощью специального сканера считывается штрихкод, по которому производится поиск документов в системе, затем указывается ответственный сотрудник.

После этого для каждого извлеченного документа создается внутренняя регистрационно-контрольная карточка. На закладке «Местонахождение» указывается имя сотрудника и дата выдачи.

Поиск, экспорт и печать первичных учетных документов

Поиск документов в архиве осуществляется по основным реквизитам, например, по дате документа или контрагенту. Найти нужный документ можно стандартным поиском DIRECTUM либо с помощью сценария Поиск и печать первичных учетных документов. Сценарий позволяет сформировать комплект по видам, контрагенту, организации, договору, датам создания документов, а также сохранить или отправить его на печать.

Сценарии экспорта учетных документов

Сценарий позволяет распечатать документы либо экспортировать их с преобразованием (электронные документы – в PDF, электронные копии бумажных документов – в TIFF). Также сценарий позволяет поставить на электронные документы штамп «Подписан электронной подписью» в соответствии с требованиями к копиям документов, предоставляемым в налоговые органы.

Электронные документы, которые требуется выгрузить в форматах ФНС, удобно экспортировать с помощью сценария Экспорт истребуемых учетных документов вмеcте с электронной подписью и связанными служебными документами.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Электронный архив финансовых документов» оптимизирует внутренние процессы организации и обеспечивает:

• сокращение времени на поиск первичных документов;
• снижение стоимости подготовки к налоговым проверкам и минимизацию рисков несвоевременного предоставления первичных документов для налоговых инспекторов;
• сокращение с 3 до 1 недели периодов проведения сверок с контрагентами для выявления дебиторской задолженности;
• контроль комплектности документов и исключение потерь при их обработке;
• сокращение затрат на расходные материалы при подготовке бумажных документов к отправке и ускорение процесса обмена первичными документами с контрагентами.