Управление совещаниями

Совещания — один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена информацией и принятия решений. С использованием функционала модуля системы DIRECTUM «Управление совещаниями и заседаниями» предприятие получает возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.

В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений).

При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.

Автоматизироваться могут как единичные, так и регулярные совещания или несколько совещаний, объединенных одной темой, что предполагает удобную работу с единым пополняемым после каждой встречи протоколом.

Подготовка совещания

Модуль предполагает автоматизацию совещаний в одном из двух режимов: либо с назначением собрания в календаре MS Outlook, либо созданием совещания непосредственно в DIRECTUM. Вариант выбирается в зависимости от сложившейся в компании практики организации деловых встреч

Собрание в Outlook с синхронизацией в DIRECTUM

Собрание привычно планируется в Outlook и за счет интеграции модуля с Exchange переносится в DIRECTUM.

Синхронизация с DIRECTUM

Синхронизация собраний Outlook в DIRECTUM не обязательна, но предоставляет дополнительные возможности для работы с модулем: формирование повестки, рассылка материалов совещания участникам, оформление и согласование протокола, контроль исполнения поручений по совещанию.

Подготовка совещания в DIRECTUM

Если в организации не используется Exchange, выполняется в DIRECTUM. Создать совещание можно либо с помощью мастера действий, либо из справочника «Совещания».

Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.

 Календарь резервирования помещений

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника "Работники"), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника "Контактные лица"). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.

Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.

 Карточка совещания

По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.

В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).

Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.

 Протокол совещания

Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений

Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений.

В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем «Канцелярия» такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма работы с поручениями всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Кроме того, наличие в модуле "Управление совещаниями" аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.

Таким образом, модуль "Управление совещаниями" системы DIRECTUM позволяет оперативно и качественно проводить совещания, контролировать исполнение решений по протоколу совещания, а также накапливать корпоративную базу знаний принятых решений. Все это, в совокупности с анализом принятых решений, значительно повышает эффективность управления любой организацией.

Веб-модуль «Управление совещаниями и заседаниями»

Функционал модуля «Управление совещаниями и заседаниями» также доступен в веб-доступе системы DIRECTUM. Доступные функции веб-модуля «Совещания»:

• организация и подготовка: разработка повестки, определение участников, резервирование помещения, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками, рассылка электронных писем с приглашением на участие в совещании сотрудникам внешних организаций;
• фиксация принятых решений: формирование и согласование протокола, оповещение участников и заинтересованных лиц об утверждении протокола;
• исполнение принятых решений: рассылка заданий исполнителям, контроль исполнения принятых решений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений;
• работа с регулярными и нерегулярными сериями совещаний;
• накопление истории по совещаниям и заседаниям, проводимым в организации.